Folha de pagamento: 7 dicas para fazer uma gestão eficiente

A gestão da folha de pagamento em uma empresa desempenha um papel essencial, embora seja frequentemente subestimada. Muitas organizações não dedicam a devida atenção a esta etapa administrativa.

Isso porque uma gestão deficiente da folha de pagamento pode se tornar uma das principais causas de problemas relacionados a irregularidades trabalhistas e fiscais em um negócio.

Assim, este procedimento, apesar de burocrático, é essencial para garantir que os impostos e encargos, de responsabilidade da empresa, sejam adequadamente pagos, conformando-se com as exigências fiscais e trabalhistas.

Desse modo, entenda no texto a seguir, qual a importância da gestão da folha de pagamento e conheça dicas que sua empresa deve seguir para que este processo seja feito da melhor forma.

Como funciona a gestão da folha de pagamento no dia a dia?

A gestão da folha de pagamento é a organização eficiente de informações e processos que analisam os dados apresentados, permitindo correções necessárias em valores e outras informações essenciais.

Não há um padrão fixo de formatação para esse documento, pois pode variar entre empresas. No entanto, as informações necessárias são praticamente as mesmas para empreendimentos com funcionários sob o regime da CLT. A folha desempenha funções informativas, contábeis e fiscais.

No holerite, também conhecido como o documento em questão, os dados referem-se principalmente à remuneração do funcionário em um mês. Informações sobre despesas também são registradas nesse papel ou documento digital. Embora o cálculo possa parecer simples, o processo é mais intenso do que se imagina.

A complexidade está relacionada à consideração de aspectos como desconto de benefícios, horas extras, desconto de refeição, vale-presente, férias e outras variáveis. Para simplificar e otimizar esse processo, muitas empresas optam por sistemas de gestão que facilitam a confecção da folha de pagamento, tornando o procedimento mais simples e prático.

7 dicas para a uma gestão eficiente da folha de pagamento

Até aqui, você já entendeu que a correta gestão da folha de pagamento é essencial para manter uma relação saudável entre a empresa e seus colaboradores.

Além disso, erros nesse processo podem não apenas afetar essa relação, mas também gerar complicações legais no futuro. Por isso, é fundamental conduzir a gestão da folha de pagamento com cuidado. Aqui estão sete dicas para otimizar este procedimento:

1. Defina cargos e salários com precisão

Certifique-se de ter cargos e salários bem definidos para garantir equidade. Considere o salário base para cada função e ofereça benefícios justos, promovendo uma relação equilibrada entre o colaborador e a empresa.

2. Planeje os pagamentos

Programe as datas de pagamento e o fechamento da folha com antecedência. Planeje também para eventos como o pagamento do 13° salário e possíveis rescisões contratuais.

3. Esteja atento às mudanças legislativas

O setor de recursos humanos deve monitorar atentamente as alterações na legislação para garantir que a folha esteja em conformidade. Isso inclui ajustes para transições na empresa, promoções internas e novas contratações.

4. Estabeleça uma rotina de entrega de holerites

Se sua empresa possui vários setores, crie uma rotina para a entrega de folhas aos gestores. Determine um dia específico para a entrega ou designe um responsável pelo setor de Recursos Humanos para garantir organização e eficiência.

5. Mantenha os dados atualizados

Atualize regularmente os dados essenciais no sistema de gestão, como nome do funcionário, função, cargo, remuneração, descontos do INSS, salário-maternidade e outros descontos legais. Dados precisos garantem pagamentos corretos.

6. Adote tecnologia para facilitar a gestão

Utilize sistemas de gestão para automatizar o processo de folha de pagamento. Isso garante cálculos precisos e reduz a possibilidade de erros. Mesmo com a automação, é essencial revisar as informações para evitar possíveis equívocos.

7. Considere terceirizar a gestão da folha de pagamento

Contar com uma empresa especializada em gestão da folha de pagamento pode trazer agilidade e segurança ao processo.

A solução de Gestão de Folha da Vero RH, por exemplo, combina conhecimento profundo da legislação trabalhista com tecnologia para garantir precisão nos cálculos e conformidade regulatória, evitando riscos e multas desnecessárias.

Você já pensou na terceirização da folha de pagamentos da sua empresa?

Nossa solução inclui o processamento da folha de pagamentos e geração dos demonstrativos.

Realizamos também o controle de frequência e banco de horas e fazemos toda a parte de gestão de admissões, rescisões e homologações e a gestão e cálculos dos encargos e recolhimentos.

Ficamos ainda responsáveis pelos cálculos de movimentações, férias, afastamentos e transferências e a gestão de adiantamentos, empréstimos e benefícios.

Tudo isso oferecendo o melhor suporte aos seus colaboradores e à sua empresa.

Entre em contato com a gente e nos deixe ajudar o seu negócio a fazer a melhor gestão da folha de pagamento, com segurança e assertividade!